13. KOMUNIKASI DALAM TULISAN

A.Penulisan Kabar atau Berita

Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.

Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita. Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita.

B. Penulisan pesan pesan persuasive

         Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

C.Korespondensi (surat menyurat)

Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.

Salah satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.

Ø  Ciri-ciri Surat :

1.      Pesannya berupa tulisan

2.      Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan

3.      Penulisannya mengikuti aturan tertentu

4.      Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat

5.      Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait

Ø  Fungsi Surat :

1.      Sebagai penyampai pesan

2.      Sebagai wakil atau delegasi pengirim

3.      Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal

4.      Sebagai bukti tertulis

5.      Sebagai alat pengingat

6.      Sebagai dokumen penting

Ø  Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:

1.      Informasi pengirim atau kop surat

2.      Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)

3.      Penerima surat

4.      Alamat tujuan surat

5.      Pembuka surat

6.      Isi surat

7.      Penutup surat

8.      Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)

9.      Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

Sumber:

https://dhaniaputris.wordpress.com/2016/06/06/komunikasi-dalam-tulisan/

http://www.siyusuf.com/2015/05/pengertian-korespondensi-dan-surat.html

11-12 KOMUNIKASI LISAN & NEGOSIASI

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam suatu pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

– Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

– Mampu menjadi komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

– Mampu berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.

– Mampu menjadi komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

– Mampu mengontrol diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:

1. Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
2. Hindari bahasa menggurui responden.
3. Hindari sikap rakus.
4. Fokus pada lawan bicara.
5. Fokus pada pembicaraan.
6. Tidak boleh memotong pembicaraan.
7. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
8. Hindari kata-kata kasar (kotor).
9. Bersikap ramah.
10. Jangan menyakiti hati responden.
11. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
12. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Sumber:

https://anchanchan.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

9. PRESENTASI BISNIS

BAB I

1.1  Latar Belakang

Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. 

Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level/tingkatan dalam suatu perusahaan berskala menengah dan besar merupakan hal yang biasa. Baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.

BAB II

2.1   Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :

1.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.

2.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.

Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.

3.      Menganalisis siapa audiens.

Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.

4.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

2.2 Jenis Alat Bantu

Presentasi pada saat ini tidak bisa lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan, teknologi bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens. Pesan yang di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami oleh Audiens .

Setiap orang memiliki perbedaan dalam menerima suatu pesan yang di sampaikan oleh pembicara/pemberi pesan. Ada yang mudah menerima pesan dalam bentuk audio/suara, gambar/visual, atau keduanya. Sebagai pemberi pesan yang baik, kita harus memahami karakter Audiens, yakni dengan cara mempersiapkan segala hal yang dapat membantu kegiatan presentasi. Dan salah satunya adalah dengan alat bantu,  bisa berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi.

1.     Microphone dan Sound

Microphone dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.

2.     Proyektor dan Layar

5rental-screen-lcd-projector-murah-di-yogyakarta.jpgprojector.jpgProyektor dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar, workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan slide ataupun video pendukung presentasi.

3.     Laptop atau Komputer

Laptop dan Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang. Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual.

Biasanya presenter akan menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.

4.     Papan Tulis

Papan tulis memang sudah jarang dipakai  di acara presentasi. Namun adakalanya papan tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah p resentasi.

Papan tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa yang disampikan oleh presenter.

5.     Laser Pointer

Sekilas, alat ini memang terlihat kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif untuk mendukung kegiatan penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next” atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya laser pada alat ini.

6.     Aplikasi Power Point

Power Point adalah aplikasi keluaran windows, aplikasi ini adalah salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di seluruh dunia untuk kegiatan presentasi. Aplikasi biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan, sekolah, organisasi, pemerintahan, dan lain sebagainya.

Aplikasi ini menjadi media utama penyampaian presentasi, misalnya pada presentasi produk/iklan mini, profil perusahaan, dan presentasi online. Presentasi semacam ini dapat disertai dengan narasi dan ilustrasi suara, musik, atau video yang dimainkan pada saat presentasi.

2.2 Menganalisa Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui.

1.) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audience

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2.) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3.) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

2.3  Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.

Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:

1.     Mengendalikan rasa takut

2.     Membangun fondasi presentasi

3.     Mempersiapkan materi

4.     Mempersiapkan diri

Sumber:

http://ngurahobelixs.blogspot.co.id/2016/11/presentasi-bisnis.html

https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/