8. PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

A.   Pengertian dan Jenis laporan bisnis

            Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen   faktual   yang   menyatakan tujuan  perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

            Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 

            Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :

1.      Laporan menurut Fungsinya

            Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.

a)   Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta  tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.

b) Laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 

2.      Laporan menurut Subjeknya

            Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 

3.      Laporan menurut Formalitasnya

           Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 

4.      Laporan menurut Keasliannya

            Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik.

a)      Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

b)      Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

c)      Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta.

d)     Laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 

5.      Laporan menurut Frekuensinya

            Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

  

6.      Laporan menurut Jenisnya

            Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.      Laporan menurut Kegiatan Projek

            Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 

8.      Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

            Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.

Ø  Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta.

Ø  Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

Ø  Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.

Ø  Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B.   Bagian pokok dalam laporan bisnis

Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1.      Pemberi kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2.      Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3.      Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4.      Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5.      Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6.      Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7.      Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8.      Latar belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

9.      Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10.  Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 

a.    Pendahuluan

        Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

b.     Isi Laporan 

          Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 

                                             

c.      Penutup 

            Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

            Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a)      Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;

b)      Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;

c)      Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;

d)     Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program atau projek yang akan dilaksanakan.

C.   Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

           Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yaitu:

1.      Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.      Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. 

D.   Penulisan laporan singkat

Ø  Karakteristik Laporan Singkat

            Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. 
            Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain : 

 1.      Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2.      Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3.      Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4.      Format memo atau surat.

Ø  Perencanaan Laporan Singkat

          Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

          Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain:

1.      Preprinted

            Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.      Surat

            Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.      Memo

            Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.      Manuskrip

            Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

E.   Membuat laporan bisnis yang baik

1.      Akurat

            Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a.       Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b.      Laporkan semua fakta yang relevan.

c.       Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d.      Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

e.       Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

f.       Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2.      Keputusan yang Baik

            Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a.       Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b.      Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c.       Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d.      Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e.       Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3.      Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a.       Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b.      Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c.       Kapan suatu laporan dibuat?

d.      Kemana laporan akan dikirim?

e.       Mengapa suatu laporan dibuat?

 Bagaimana sikap pembaca?

Sumber:
http://nhfauzan.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html